VERBİS: Biz de mi kayıt olacağız?

2016 yılında Kişisel Verilerin Koruması Kanunu (KVKK) yürürlüğe girdikten sonra VERBİS yani Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi’ne kayıt oldukça konuşulan bir konu haline geldi. Bununla birlikte Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından bu bilgi sistemine kayıt zorunluluğu pek çok defa ertelenerek nihai olarak 31/12/2021 tarihi belirlendi. Bu tarihin ertelenip ertelenmeyeceği bir merak konusu olmakla birlikte, yılın son haftasında bu husus tekrar gündeme gelerek merak konusu haline geldi. Pek çok kişinin aklında “biz de kayıt olmalı mıyız” sorusu var. Bu sorulara hep birlikte yanıt bulacağız…
 
VERBİS Nedir?
 
KVKK ile veri sorumluları tarafından sicile kayıt olma zorunluluğu getirilmiştir. Bu zorunluluğa uymayanlar hakkında Kurul tarafından idari para cezasına hükmedileceği düzenlenmiştir. Veri sorumlularınca bu sicile Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi (VERBİS)’ne kayıt ile bu yükümlülük yerine getirilebilecektir.
 
İlgili yasal düzenleme uyarınca, kişisel verileri işleyen gerçek kişiler, tüzel kişiler ve adi ortaklıklar veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Hali hazırda kişisel veri işleyen tüm gerçek kişiler, tüzel kişiler ve adi ortaklıklar da VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
 
Veri Sorumluları Sicili, Kanun kapsamında kamuya açık olarak tutulmak zorundadır. Kamuya açıklık kavramı, isteyen kişinin Sicil üzerinde inceleme yapabilmesi anlamına gelmektedir. Kamuya açıklık ilkesi, kişisel verilerin korunması açısından önemlidir. Zira veri sorumlularının kamu tarafından bilinebilir olması, ilgili kişilerin hak ihlallerine karşı daha etkili şekilde mücadele etmesine imkân verecektir.

Veri Sorumlusu Nedir?

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek kişiler, tüzel kişiler ve adi ortaklıklardır. Bir diğer ifade ile, yapılan iş kapsamında iş yaptığınız kişilerin isimlerini, soy isimlerini, iletişim bilgilerini, hangi işlerin yapıldığı, randevu bilgileri, borç ve alacak bilgisi gibi bilgileri kaydediyorsanız ve bunları nasıl kaydedeceğinizi siz belirliyorsanız, veri sorumlusu olarak kayıt yükümlülüğünüz bulunmakta.
Öte yandan, bir şirketin şubesi iseniz ve bu hususlar ile ilgili ne şekilde hareket edeceğinize kendiniz karar vermiyorsanız burada veri sorumlusu değil, veri işleyen sıfatınız olacaktır. Veri işleyenler VERBİS’e kayıt olmaz. VERBİS, yalnızca veri sorumlusu için olan bir sistemdir.
Örneğin bir telekomünikasyon şirketinin, giyim mağazasının yahut fast-food markasının şubesi/franchiselığını aldınız. Burada eğer müşterileriniz ile ilgili kayıt sistemi şirketin merkezinde belirleniyor ise, siz veri işleyen olacaksınız ve şirketin ana merkezi veri sorumlusu olacaktır. Bununla birlikte, şubeler kendi çalışanları ile ilgili olarak veri sorumlusu sıfatına haiz olacağından VERBİS’e kayıt yükümlülüğü doğacaktır.
Örneğin kendi mağazanız, kliniğiniz, şirketiniz ya da işletmeniz var. Bu durumda tüm kayıtları nasıl tutacağınıza siz karar vereceğiniz için, veri sorumlusu sizsiniz. VERBİS’e bir an önce kayıt olmanız gerekmektedir.

Faaliyet alanı sınırı yok!

Fabrikalardan spor salonlarına kadar kişisel veri işleyen her türlü işletme veri sorumlusu sıfatı ile kayıt yükümlülüğü altındadır. Gerçek kişi tacir yani kendi vergi açılışınızın olması, adi ortaklık olması, iş ortaklığı olması yahut şirket olması fark etmemektedir.

Kişisel Veri Nedir?

Bir gerçek kişinin kimliğini belirleyen veya belirlenebilir her türlü bilgi kişisel veridir.
Fatura bilgilerinin tamamı kişisel veridir. Eğer fatura kesiyorsanız ve bu fatura kesimi için gerekli bilgileri nasıl alacağınız ve muhafaza edeceğinize siz karar veriyorsanız veri sorumlusu sıfatı ile kişisel veri işliyorsunuz demektir ve VERBİS’e kayıt yükümlülüğü altındasınız. 
Otel yahut spor salonu işletebilirsiniz. Burada ziyaretçilerinizin, siparişlerin, giriş çıkış kayıtları gibi bilgileri tutuyorsanız kişisel veri işlemektesiniz. Veri sorumlusu sıfatını taşımakta olup VERBİS’e kayıt yükümlülüğü altındasınız.
Diyetisyen, psikolog, veteriner, eczacı yahut doktor olabilirsiniz. Danışanlarınızın/hastalarınızın bilgilerini kaydettiğiniz için veri sorumlusu sıfatını taşımaktasınız ve VERBİS’e kayıt yükümlülüğü altındasınız.
İşverenseniz ve çalışanlarınız var ise kişisel veri işlemektesiniz. Çalışanlarınızın verileri bakımından veri sorumlusu sıfatını taşımakta olup VERBİS’e kayıt yükümlülüğü altındasınız.

VERBİS’e Ne Kaydedilir?

Ø  Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
Ø  Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
ØVeri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
Ø  Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
Ø  Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
Ø  Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
Ø  Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

İstisnası yok mu?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca şu hal ve gruplar VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün istisnası kapsamındadır:
Ø  Yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen Türkiye’de yerleşik dernek ve vakıflar
Ø  Sendikalardan kendisine bağlı herhangi bir iktisadi işletmesi bulunmayanlar
Ø  Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
Ø  İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
Ø  Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
Ø  Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Siyasi partiler, noterler, herhangi bir veri kayıt sistemine dahil olmakla birlikte, otomatik olmayan koşullar ile veri işleyenler, avukatlar, arabulucular, amacına uygun olarak kendi bünyesinde veri işleyen ve ilgili kanunlara göre kurulmuş olan vakıf, sendika ve dernekler, gümrük müşavirleri, yıllık çalışan sayısı 50’den ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan, esas faaliyet alanı ise özel kişisel veri işleme olmayan tüzel ve gerçek kişiler, serbest muhasebeci mali müşavirler, yeminli mali müşavirler VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden muaftır.